Teilnehmende aktualisieren

Stammdaten von bestehenden Teilnehmenden ändern

Eine direkte Änderung im Datensatz der Teilnehmenden innerhalb des LMS+ ist derzeit leider noch nicht möglich. Sie können aber die Daten Ihrer Teilnehmenden (wie Namen, Abteilungen, Standorte oder IDs) jederzeit ganz einfach gesammelt korrigieren oder aktualisieren. Dazu nutzen Sie einfach Ihre ursprüngliche CSV-Datei und laden diese nach den Anpassungen erneut hoch.
 
Das System führt dann eine automatische Synchronisation durch, bei der bestehende Profile aktualisiert werden, anstatt neue Nutzer anzulegen. Lernfortschritte und Zertifikate bleiben dabei vollständig erhalten.
 
 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Original-Datei bearbeiten: Öffnen Sie die lokale CSV-Datei Ihres ursprünglichen Imports (z. B. in Excel oder Google Sheets) und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor (z. B. Tippfehler im Namen korrigieren, Abteilung anpassen).
2. Als CSV speichern: Speichern Sie die Datei anschließend wieder im CSV-Format (UTF-8) ab, um die korrekte Darstellung von Umlauten zu garantieren.
3. Datei hochladen: Laden Sie die angepasste Datei im Verwaltungsbereich einfach wieder über den Button „Teilnehmende hinzufügen“ hoch.

Wichtige Regeln für die Synchronisation

• Die E-Mail-Adresse darf nicht direkt in der CSV-Datei geändert werden: Die E-Mail-Adresse dient dem System als eindeutiger Schlüssel (Identifier). Das System prüft beim Upload anhand der E-Mail-Adresse, ob eine Person bereits existiert, und aktualisiert in diesem Fall die restlichen Felder. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse direkt in der CSV-Datei ändern, erkennt das System die Person nicht mehr, legt einen neuen Account an und es entsteht ein zweiter Benutzerzugang.
• Felder können nicht geleert werden: Mit dieser Update-Methode können Felder nur überschrieben, aber nicht gelöscht oder geleert werden. Bleibt ein Feld in der CSV-Datei leer, behält das System einfach die alte Information bei. Wenn Sie eine Information im System entfernen möchten, nutzen Sie in der CSV-Zelle stattdessen z. B. einen Bindestrich (-) als Platzhalter.
• Keine automatische Löschung: Personen, die Sie aus der CSV-Datei entfernen, werden im System nicht automatisch gelöscht. Sie verbleiben weiterhin in Ihrer Übersicht.
• Lokale Archivierung empfohlen: Da ein direkter Systemexport Ihrer Teilnehmenden Daten derzeit nicht möglich ist, empfehlen wir Ihnen, die jeweils aktuellste Version Ihrer CSV-Datei immer gut strukturiert lokal bei Ihnen auf dem PC zu archivieren.

So gehen Sie bei einer E-Mail-Adressänderung richtig vor

• Archivieren Sie den bisherigen Benutzer mit der alten E-Mail-Adresse direkt in der Plattform.
• Tragen Sie die Person anschließend mit der neuen E-Mail-Adresse in Ihre CSV-Datei ein und führen Sie den Upload durch. 

Hinweis: Bereits absolvierte Schulungen und Zertifikate des ursprünglichen Accounts bleiben in Ihren Schulungszyklen und Reportings vollständig erhalten.

Dieser Artikel behandelt, wie Stammdaten von Teilnehmer direkt in LMS+ aktualisiert werden können.
Wenn Sie eine Benutzersynchronisation in LMS+ im Einsatz haben, finden Sie weitere Informationen in Microsoft Entra ID Integration.