Namenskorrektur - Datensatzkorrektur
Sie können fehlerhafte Daten (wie Namen, Abteilungen, Standorte oder IDs) jederzeit ganz einfach entweder einzeln oder auch gesammelt für alle Teilnehmenden korrigieren oder aktualisieren. Dazu nutzen Sie einfach Ihre ursprüngliche CSV-Datei und laden diese nach den Anpassungen und Korrekturen erneut hoch.
Es ist nicht zwingend erforderlich, die kompletten Datensätze zu verwenden – Sie können natürlich auch eine Korrekturdatei erstellen, die nur die zu korrigierenden Datensätze enthält. Diese muss aber ebenso strikt den Regeln für CSV-Dateien folgen. Wir empfehlen jedoch immer, die Originaldatei zu nutzen, damit diese auf dem aktuellen Stand bleibt.
Das System führt dann eine automatische Synchronisation durch, bei der bestehende Profile aktualisiert werden, anstatt neue Nutzer anzulegen. Lernfortschritte und Zertifikate bleiben dabei vollständig erhalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Original-Datei bearbeiten: Öffnen Sie die lokale CSV-Datei Ihres ursprünglichen Imports (z. B. in Excel oder Google Sheets) und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor (z. B. Tippfehler im Namen korrigieren, Abteilung anpassen).
- Als CSV speichern: Speichern Sie die Datei anschließend wieder im CSV-Format (UTF-8) ab, um die korrekte Darstellung von Umlauten zu garantieren.
- Datei hochladen: Laden Sie die angepasste Datei im Verwaltungsbereich einfach wieder über den Button „Teilnehmende hinzufügen“ hoch.
Wichtige Regeln für die Synchronisation
- Die E-Mail-Adresse darf nicht geändert werden: Die E-Mail-Adresse dient dem System als eindeutiger Schlüssel (Identifier). Das System prüft beim Upload anhand der E-Mail-Adresse, ob eine Person bereits existiert, und aktualisiert dann die restlichen Felder. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in der CSV-Datei ändern, wird dies als „neuer Nutzer“ gewertet und es entsteht ein zweiter Account. (Wichtig: Da E-Mail-Änderungen tiefere Anpassungen erfordern, können diese nicht selbst im Profil geändert werden. Muss eine E-Mail-Adresse aktualisiert werden, wenden Sie sich bitte direkt an service@lawpilots.com).
- Felder können nicht geleert werden: Mit dieser Update-Methode können Felder nur überschrieben, aber nicht gelöscht oder geleert werden. Bleibt ein Feld in der CSV-Datei leer, behält das System einfach die alte Information bei. Wenn Sie eine Information im System entfernen möchten, nutzen Sie in der CSV-Zelle stattdessen z. B. einen Bindestrich (
-) als Platzhalter. - Keine automatische Löschung: Personen, die Sie aus der CSV-Datei entfernen, werden im System nicht automatisch gelöscht. Sie verbleiben weiterhin in Ihrer Übersicht.
- Lokale Archivierung empfohlen: Da ein direkter Systemexport Ihrer Teilnehmendendaten derzeit nicht möglich ist, empfehlen wir Ihnen, die jeweils aktuellste Version Ihrer CSV-Datei immer gut strukturiert lokal auf Ihrem PC zu archivieren.