Konfigurierbare Schulungsszyklen

Falls das Video bei Ihnen nicht laden sollte, können Sie das Video auch gerne über diesen Link starten: Erklärvideo zu Schulungszyklen

Warum diese Änderung

Bisher wurde Ihr Schulungszyklus anhand des Verlängerungszeitraums Ihres Abonnements berechnet. Ein 12-Monats-Abonnement ab dem 1. Januar ergab einen Schulungszyklus vom 1. Januar bis zum 31. Dezember, der nicht geändert werden konnte.

Das hatte zwei Konsequenzen: Wenn sich Ihr Abonnement verlängerte, endete der laufende Zyklus, ein neuer wurde erstellt, jeder zugewiesene Teilnehmende wurde erneut zugewiesen und erhielt – meist ohne Vorwarnung – eine Benachrichtigung über die Schulungszuweisung. Und da Einstellungen immer auch für den aktuell laufenden Zyklus galten, konnten Sie den nächsten nicht im Voraus vorbereiten.

Wir wissen, dass dies vor allem für Organisationen mit festen Vorgaben zur Durchführung und Kommunikation von Pflichtschulungen mit erheblichem Mehraufwand verbunden war. Mit den neuen Schulungszyklen haben wir dieses Systemverhalten grundlegend geändert.

Was sich geändert hat

Schulungszyklen sind nicht mehr an Ihre Vertragslaufzeit gebunden. Sie erstellen diese und legen das Start- sowie Enddatum selbst fest.
Die Abonnementverlängerung erstellt keinen automatischen Schulungszyklus mehr, weist niemanden erneut zu und versendet auch nichts an Ihre Teilnehmenden.
Eine Schulung / ein Kurs kann mehr als einen Zyklus haben, sodass Sie jederzeit einen zukünftigen Zyklus einrichten können, während der aktuelle noch läuft.
Jeder Schulungszyklus erhält einen von Ihnen gewählten Namen, der in Berichten erscheint.
Sie entscheiden, ob Teilnehmende Anmeldebenachrichtigungen und automatische Erinnerungen erhalten. Beides kann vollständig deaktiviert werden.
Erinnerungsintervalle können für jeden Zyklus frei gewählt werden und Sie können selbst jederzeit einmalig Erinnerungen an Teilnehmende in einem Zyklus senden, die den Kurs noch nicht abgeschlossen haben.
Die Fälligkeit wird nicht mehr gesondert starr anhand des Einladungsdatums berechnet, sondern richtet sich immer nach dem Ende des jeweiligen Zyklus.

Was Sie jetzt selbst entscheiden können

Wenn Sie folgendes tun möchten	Vorgehensweise
Die Schulungs-Kommunikation komplett in Ihren internen Kanälen halten (keine E-Mails aus dem LMS+)	Deaktivieren Sie Anmeldebenachrichtigungen und automatische Erinnerungen für den Zyklus. Beides kann jederzeit vor oder während des Zyklus geändert werden.
Schulungen nach Ihrem eigenen Compliance-Kalender statt nach Vertragsdaten durchführen	Legen Sie beliebige Start- und Enddaten fest. Sie müssen nicht mehr mit Ihrer Vertragslaufzeit übereinstimmen.
Die Schulung für das nächste Jahr / Ihre nächste Schulungsrunde schon jetzt vorbereiten	Erstellen Sie mehrere Zyklen für dieselbe Schulung. (Ein Teilnehmender kann pro Schulung nur in einem aktiven Zyklus und nicht gleichzeitig in mehreren sein.)
Separate Zyklen der gleichen Schulung für verschiedene Gruppen gleichzeitig, nacheinander oder überlappend durchführen	Mehr als einen Schulungszyklus für denselben Kurs erstellen. Ein Lernender kann jeweils nur in einem Zyklus pro Kurs sein.
Teilnehmende nachfassen, die noch nicht abgeschlossen haben	Nutzen Sie die Funktion ‘Erinnerung senden’ im laufenden Zyklus. Die Nachricht geht nur an Teilnehmende, die den Kurs noch nicht abgeschlossen haben.

Was passiert mit Ihren bereits bestehenden Schulungszyklen?

Jeder Ihrer laufenden Schulungszyklen wurde exakt so wiederhergestellt, wie er war – gleiche Laufzeit, gleiche Lernende, gleicher Fortschritt. Es hat sich nichts geändert und es wurde auch nichts an Ihre Lernenden gesendet. Sie müssen daher nichts tun.

Bei einem bereits gestarteten Zyklus bleibt das Startdatum fixiert. Das Enddatum kann nun aber von Ihnen nach hinten oder vorne angepasst werden, jedoch nicht auf ein Datum vor dem heutigen Tag.

Nächste Schritte

Wenn ein Schulungszyklus endet, verlieren Teilnehmende ohne Kursabschluss den Zugriff auf die Schulung in diesem Zyklus - wie zuvor auch. Sie können diesen Teilnehmenden aber dann jederzeit einen neuen Zyklus der gleichen Schulung zuweisen.

Neu ist, dass kein neuer Zyklus mehr automatisch erscheint. Erstellen Sie daher den nächsten Zyklus, bevor der aktuelle endet. Dies ist jederzeit möglich – Sie müssen nicht mehr warten, bis der aktuelle Zyklus fast vorbei ist.

Aktuell laufende Zyklen können Sie nun noch einmal nach Ihren Bedürfnissen nachkonfigurieren: eigenen Name vergeben, Enddatum anpassen, Erinnerungsoptionen neu gestalten

Neuen Schulungszyklus erstellen

Gehen Sie zu Schulungen und öffnen Sie den Reiter Alle Schulungszyklen.
Wählen Sie Schulungszyklus erstellen.
Wählen Sie die Schulung aus.
Geben Sie dem Zyklus einen Namen. Ein klarer, eindeutiger Name erleichtert später das Auffinden in Berichten.
Legen Sie das Startdatum fest. Wenn Anmeldebenachrichtigungen aktiv sind, werden sie an diesem Tag versendet.
Legen Sie das Enddatum fest. Dies ersetzt das Fälligkeitsdatum und zu diesem Datum können zugewiesene Teilnehmende den Kurs nicht mehr öffnen. Zertifikate und Schulungsnachweise bleiben erhalten.
Wählen Sie, ob Lernende Anmeldebenachrichtigungen erhalten sollen.
Wählen Sie, ob Lernende automatische Erinnerungen erhalten sollen und legen Sie das Erinnerungsintervall fest
Wählen Sie Schulungszyklus erstellen.

Weisen Sie danach die Teilnehmenden über den Bereich Teilnehmende dem Zyklus zu, genau wie bisher. Das Erstellen eines Zyklus und das Zuweisen von Teilnehmenden sind getrennte Schritte; ein neuer Zyklus zeigt daher keine Teilnehmenden an, bis Sie diese hinzufügen.

Eine Schritt für Schitt Anleitung zur Zuweisung finden Sie hier: Wie können Sie Teilnehmende in Schulungszyklen einschreiben

Sie können Ihre Zyklen jederzeit anpassen und geplante (noch nicht gestartete) Zyklen auch wieder löschen.

Wichtig zu wissen

Schulungszyklen wiederholen sich nicht mehr automatisch. Jeder Zyklus wird von Ihnen erstellt.
Ein Schulungszyklus gilt nur für eine Schulung. Wenn Sie drei unterschiedliche Schulungen durchführen, erstellen Sie auch drei Zyklen, eine für die jeweilige Schulung
Ein Teilnehmender kann pro Kurs nur in einem aktiven Schulungszyklus gleichzeitig sein. Beim Versuch, jemanden zuzuweisen, der bereits in einem anderen aktiven Zyklus für diese Schulung ist, erhalten Sie eine Meldung.
Es gibt keine Grenze für die Anzahl der Zyklen einer Schulung.
Ein gestarteter Zyklus kann nicht gelöscht werden, damit Ihre Schulungshistorie erhalten bleibt. Um einen Zyklus vorzeitig zu beenden, ziehen Sie einfach das Enddatum vor.
Anmeldebachrichtigungen werden am Startdatum des Zyklus um 08:00 Uhr UTC versendet. Wer danach zugewiesen wird, erhält die Benachrichtigung sofort bei der Zuweisung.
Solange die Anmeldebenachrichtigung deaktiviert ist, erhalten in diesem Zeitraum zugewiesene Lernende nichts. Das erneute Aktivieren versendet nichts rückwirkend.
Manuelle Erinnerungen via Button ‘Erinnerung senden’ können einmal pro Stunde und Zyklus versendet werden.
Ihre Zyklus-Start- und Enddaten müssen nicht innerhalb Ihrer Vertragslaufzeit liegen. Wird ein Abonnement inaktiv, endet der Zugriff auf die Schulungen, aber bereits erstellte Schulungsnachweise und Zertifikate bleiben wie bisher erhalten.

Fragen

Wenn etwas unklar ist oder Sie Hilfe bei der Planung Ihres nächsten Zyklus benötigen, wenden Sie sich direkt an unser Service-Team.