FAQ: Konfigurierbare Schulungszyklen

Ab sofort bestimmen Sie den Takt Ihrer Schulungen. Mit den konfigurierbaren Schulungszyklen planen Sie Ihre Pflichtschulungen genau so, wie es zu Ihrem Compliance-Kalender passt, unabhängig von Ihrer Vertragslaufzeit. Sie geben jedem Zyklus einen eigenen Namen, wählen Start und Ende frei und entscheiden selbst, wann Ihre Teilnehmenden Benachrichtigungen von LMS+ erhalten.

Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen. Viel Freude beim Planen!

Das Wichtigste vorab:

Wo finde ich eine ausführliche Anleitung?
Alles Schritt für Schritt, mit vielen praktischen Hinweisen, finden Sie im Artikel „Konfigurierbare Schulungszyklen“. Dort finden Sie ein kurzes Einführungsvideo und sehen auch, wie Sie Ihren ersten Schulungszyklus mit wenigen Klicks selbst anlegen.

Muss ich jetzt etwas tun?

Am Tag der Umstellung nicht, Sie können sich entspannt zurücklehnen. Spannend wird es beim nächsten Schulungszyklus: Den gestalten Sie jetzt selbst. Sie bestimmen, wann er startet, wie lange er läuft und welche E-Mails Ihre Teilnehmenden erhalten.

Unser Tipp: Legen Sie Ihren nächsten Schulungszyklus schon jetzt an. Dann läuft Ihre Schulungsplanung nahtlos weiter. -> Artikel: Schulungszyklen erstellen und bearbeiten

Was passiert mit meinen laufenden Schulungszyklen?

Sie laufen einfach weiter, genau wie bisher. Wir haben jeden Schulungszyklus exakt so übernommen, wie er war: gleiche Laufzeit, gleiche Teilnehmende, gleicher Fortschritt. Ihre bisherige Arbeit bleibt vollständig erhalten. -> Artikel: Wo finde ich meine bisherigen Schulungen?

Die gute Nachricht: Sie können diese Schulungszyklen ebenfalls jederzeit anpassen. -> Artikel: Schulungszyklen erstellen und bearbeiten

Hat sich die Art der Zuweisung geändert?

Nein, Sie weisen Teilnehmende auf dem gewohnten Weg zu. Neu ist nur, dass Sie sie einem bestimmten Schulungszyklus zuweisen. -> Artikel: Wie können Sie Teilnehmende in Schulungszyklen einschreiben?

Werden meine Teilnehmenden durch die Umstellung benachrichtigt oder neu zugewiesen?

Nein, die Umstellung läuft komplett im Hintergrund. Niemand wird neu zugewiesen, und niemand erhält deswegen eine E-Mail.

Müssen meine Zyklusdaten zur Vertragslaufzeit passen?

Nein, und genau das ist neu. Sie wählen Start- und Enddatum ganz nach Ihrem Compliance-Kalender, passend zu internen Fristen, Audits oder Ihrer Jahresplanung. Die Daten dürfen sogar außerhalb Ihrer aktuellen Vertragslaufzeit liegen. So können Sie ab sofort auch im LMS+ in die Zukunft planen.

Bleiben unsere Schulungsnachweise vollständig erhalten?

Ja, Ihre Nachweise sind sicher. Zertifikate und Schulungsnachweise bleiben für jeden Schulungszyklus erhalten, auch nach dem Zyklusende. Grundsätzlich gilt: Gestartete Schulungszyklen lassen sich nicht löschen. So bleibt Ihre Schulungshistorie lückenlos nachvollziehbar, und Sie können jederzeit nachvollziehen, wer welche Schulung wann abgeschlossen hat.

Schulungszyklen anlegen und planen

Planen Sie Ihre Schulungen so weit voraus, wie Sie möchten, und so flexibel, wie es Ihre Organisation braucht.

Wie lege ich einen neuen Schulungszyklus an?

Das geht in wenigen Schritten: Sie wählen den Kurs aus, geben dem Zyklus einen Namen, legen Start und Ende fest und entscheiden, welche E-Mails verschickt werden. Fertig! Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel: Schulungszyklen erstellen und bearbeiten

Kann ich für denselben Kurs mehrere Zyklen gleichzeitig laufen lassen?

Ja, das ist einer der großen Vorteile der neuen Schulungszyklen. Sie können verschiedene Standorte, Abteilungen oder Gruppen parallel oder zeitversetzt schulen, jeweils mit eigenen Terminen und eigenen E-Mail-Einstellungen. Eine einzelne Person kann dabei nur in einem der aktiven Zyklen sein -> Artikel: Wie können Sie Teilnehmende in Schulungszyklen einschreiben?

Sehen Lernende den Titel, den ich für den Schulungszyklus vergeben habe?

Nein, der Titel ist nur für Sie sichtbar. Ihre Lernenden sehen wie gewohnt den Namen des Kurses. So können Sie Ihre Schulungszyklen ganz nach Ihrer eigenen Logik benennen, zum Beispiel „Datenschutz 2027 – Standort München“. Der Name erscheint außerdem in Ihren Berichten. So finden Sie jeden Zyklus schnell wieder.

Kann ich den nächsten Schulungszyklus schon anlegen, während der aktuelle noch läuft?

Ja, und wir empfehlen es sogar. So ist Ihre nächste Schulungsrunde startklar, bevor die aktuelle endet. Ein zukünftiger Schulungszyklus erscheint unter Geplant, bis sein Startdatum erreicht ist. Dann wechselt er automatisch zu Aktiv.

Wie weit im Voraus kann ich planen?

So weit Sie möchten. Sie können zum Beispiel schon heute Ihre Zyklen für 2027 und 2028 anlegen und haben Ihre Schulungsplanung damit für die kommenden Jahre im Blick. Die Anzahl der Zyklen pro Kurs ist nicht begrenzt.

Brauche ich für jede Sprachversion eines Kurses einen eigenen Schulungszyklus?

Nein, ein Schulungszyklus deckt alle Ihre gebuchten Sprachversionen des Kurses ab.

Kann ich einen Schulungszyklus nachträglich bearbeiten?

Ja, Sie bleiben flexibel. Name, Enddatum, Einschreibungsbenachrichtigungen und Erinnerungen passen Sie jederzeit an, auch bei laufenden Zyklen. Öffnen Sie dazu den Schulungszyklus und wählen Sie Details ansehen, dann Einstellungen und Bearbeiten. Nur das Startdatum ist nach dem Start des Zyklus nicht mehr änderbar. -> Artikel: Schulungszyklen erstellen und bearbeiten

Kann ich einen Schulungszyklus löschen?

Ja, solange er noch nicht gestartet ist. Einen geplanten Schulungszyklus löschen Sie über den Button Schulungszyklus löschen auf seiner Kachel. Gestartete Zyklen bleiben bewusst erhalten, damit Ihre Schulungshistorie lückenlos nachvollziehbar ist. Möchten Sie einen laufenden Zyklus früher beenden, ziehen Sie einfach das Enddatum vor.

Teilnehmende zuweisen

Sie bestimmen für jeden Schulungszyklus genau, wer dabei ist, auch wenn sich Ihr Team zwischendurch verändert.

Muss ich für jeden neuen Schulungszyklus die Teilnehmenden neu zuweisen?

Ja, und das gibt Ihnen die volle Freiheit: Jeder Schulungszyklus hat seine eigenen Teilnehmenden. Sie können also für jede Schulungsrunde neu entscheiden, wer dabei ist. Neue Mitarbeitende nehmen Sie auf, ausgeschiedene lassen Sie einfach weg.

Unser Tipp: Weisen Sie die Teilnehmenden gleich beim Anlegen des nächsten Schulungszyklus zu. Dann ist alles startklar. -> Artikel: Wie können Sie Teilnehmende in Schulungszyklen einschreiben?

Kann ich Teilnehmende auch in einen laufenden Schulungszyklus aufnehmen, zum Beispiel neue Mitarbeitende?

Ja, jederzeit. Sind Einschreibungsbenachrichtigungen für diesen Schulungszyklus aktiv, erhält die Person ihre Benachrichtigung sofort bei der Zuweisung.

E-Mails an Teilnehmende steuern

Sie entscheiden, ob, wann und wie oft Ihre Teilnehmenden E-Mails aus LMS+ erhalten. So passt die Kommunikation genau zu Ihrer Organisation.

Um wie viel Uhr deutscher Zeit gehen Einschreibungsbenachrichtigungen raus?

Immer zur gleichen Zeit, damit Sie gut planen können: um 08:00 Uhr UTC. Das entspricht 10:00 Uhr in der Sommerzeit und 09:00 Uhr in der Winterzeit. So können Sie zum Beispiel eine interne Ankündigung zeitlich passend vorschalten.

Kann ich die E-Mail-Einstellungen während eines laufenden Schulungszyklus ändern?

Ja. Einschreibungsbenachrichtigungen und automatische Erinnerungen lassen sich jederzeit vor oder während eines Schulungszyklus ein- und ausschalten. Auch das Erinnerungsintervall legen Sie pro Schulungszyklus fest. So können Sie flexibel reagieren, etwa wenn es kurz vor Fristende noch einmal einen Anstoß braucht. Manuelle Erinnerungen können unabhängig von den Grundeinstellungen jederzeit versendet werden. -> Artikel: Schulungszyklen erstellen und bearbeiten

Was passiert, wenn ich Einschreibungsbenachrichtigungen aus- und später wieder einschalte?

Ab diesem Moment erhalten alle neu zugewiesenen Teilnehmenden ihre E-Mail wie gewohnt. Wer zugewiesen wurde, während die Benachrichtigungen ausgeschaltet waren, erhält keine nachträgliche Einladung. So bekommt niemand überraschend eine doppelte oder verspätete E-Mail.

Gelten meine E-Mail-Einstellungen für alle Schulungszyklen?

Nein, jeder Schulungszyklus hat seine eigenen Einstellungen. So können Sie für jede Schulung und jede Gruppe individuell entscheiden, zum Beispiel mit Erinnerungen für den einen Standort und ohne für den anderen. Wenn Sie grundsätzlich keine E-Mails aus LMS+ wünschen, schalten Sie diese einfach bei jedem neuen Schulungszyklus aus.

Schulungszyklus-Ende und Fristen

Sie legen das Ende und somit die Frist jedes Schulungszyklus selbst fest und bleiben dabei flexibel. Ihre Nachweise sind in jedem Fall sicher.

Was passiert am Enddatum mit meinem Schulungszyklus?

Nach Ablauf des Zyklus ändert sich der Status dieses Zyklus von Aktiv auf Beendet und Sie finden diese Schulungszyklen nun entweder über die Kursübersicht oder in Alle Schulungszyklen im unteren Bereich unter Beendete oder inaktive Zyklen. Dieser Bereich muss aufgeklappt werden und Sie haben so Zugriff auf alle historischen Schulungsdaten vergangener Durchläufe. -> Artikel: Schulungsübersicht - Alle Schulungen / Abschnitt Schulungsnachweise

Was passiert am Enddatum eines Schulungszyklus für meine Teilnehmenden?

Das Enddatum ist Ihre Frist, und diese bestimmen Sie jetzt selbst. Bis dahin haben Ihre Teilnehmenden Zeit, den Kurs abzuschließen. Ab dem Enddatum lässt sich der Kurs für Ihre Teilnehmenden in diesem Schulungszyklus nicht mehr öffnen. Wer bis dahin nicht fertig ist, verliert den Zugriff, wie bisher auch. Sie können die Person aber jederzeit einem neuen Schulungszyklus zuweisen.

Kann ich den Schulungszyklus vorzeitig beenden?

Ja, ganz einfach: Ziehen Sie in den Einstellungen das Enddatum vor. Das neue Enddatum darf frühestens heute sein und nicht vor dem Startdatum liegen.

Der Schulungszyklus ist schon beendet. Kann ich ihn wieder öffnen?

Nein, ein beendeter Schulungszyklus lässt sich nicht reaktivieren. Weisen Sie die betroffenen Personen stattdessen einem neuen Schulungszyklus desselben Kurses zu. Das geht jederzeit.

Schulungszyklen und Ihr Vertrag

Ihre Schulungsplanung und Ihr Vertrag sind jetzt unabhängig voneinander. Das gibt Ihnen die volle Freiheit bei der Planung.

Werden jetzt alle meine Verträge automatisch verlängert?

Nein, Ihr Vertrag bleibt, wie er ist. Laufzeit, Kündigungsfristen und Verlängerung richten sich weiterhin nach Ihrem Vertrag. Neu ist nur: Die Verlängerung hat keinen Einfluss mehr auf Ihre Schulungszyklen. Ihre Schulungsplanung liegt ganz bei Ihnen.

Verlängert sich mein Vertrag automatisch, wenn das Enddatum des Schulungszyklus nach dem Vertragsende liegt?

Nein. Das Enddatum eines Schulungszyklus ist eine reine Planungseinstellung in LMS+. Es hat keinen Einfluss auf die Laufzeit oder Verlängerung Ihres Vertrags mit lawpilots. Sie planen so Ihre Schulungen flexibel voraus, ohne dass sich an Ihrem Vertrag etwas ändert.

Was passiert mit meinen Schulungszyklen bei einer Vertragsverlängerung?

Gar nichts, und das ist die gute Nachricht. Es entsteht kein neuer Schulungszyklus, niemand wird neu zugewiesen und niemand erhält eine E-Mail. Benachrichtigungen zum Verlängerungstermin oder generell dem Vertrag gibt es aus dem LMS+ nicht. Ihren nächsten Schulungszyklus starten Sie, wann es für Sie passt, gerne auch schon weit im Voraus.

Was passiert, wenn mein Vertrag endet?

Ihre Schulungsnachweise und Zertifikate bleiben wie bisher erhalten. Wird Ihr Abonnement inaktiv, endet allerdings der Zugriff auf die Kurse, auch wenn ein Schulungszyklus laut Enddatum noch läuft. Sie möchten Ihre Schulungen fortführen? Ihr/e Accountmanager/in bespricht gerne mit Ihnen, wie es weitergehen kann.

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Schreiben Sie uns gerne an service@lawpilots.com. Wir helfen Ihnen auch gern bei der Planung Ihres nächsten Schulungszyklus.