Personio-Integration

Überblick: Was die Personio-Integration leistet

Die Personio-Integration ermöglicht eine automatische Synchronisierung von Mitarbeiterdaten aus Personio → lawpilots LMS+, sodass die Lernendenverwaltung stets aktuell bleibt – ganz ohne manuellen Pflegeaufwand.

Aktive Mitarbeitende in Personio erscheinen als aktive Lernende in LMS+.
Mitarbeitende mit dem Status „abwesend“ in Personio werden in LMS+ auf inaktiv/archiviert gesetzt (keine Benachrichtigungen, je nach Konfiguration weiterhin verwaltbar).
Mitarbeitende mit dem Status „inaktiv“ in Personio werden in LMS+ archiviert.
Änderungen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Abteilung) werden in Echtzeit synchronisiert.
Die manuelle Erstellung von Lernenden sowie CSV-Uploads sind weiterhin möglich.

Wichtig: Dies ist eine Einbahnstraßen-Integration. Es werden keine Schulungsfortschritte, Abschlüsse oder Zertifikate von LMS+ zurück an Personio übertragen.

Was mit der Integration nicht möglich ist

Gezielte Schulungszuweisung über Personio-Attribute

Es ist nicht möglich, Kurse in LMS+ automatisch auf Basis von Personio-Daten zuzuweisen
(z. B. „DSGVO-Training für alle Mitarbeitenden der HR-Abteilung“).

Rückübertragung von Schulungsdaten an Personio

Schulungsstatus, Abschlüsse und Zertifikate aus LMS+ sind in Personio nicht sichtbar und können dort nicht ausgewertet werden.

Paralleler Betrieb von Integrationen zur Nutzerverwaltung

Die Personio-Integration und die Entra-ID-Integration dienen beide der automatischen Verwaltung von Nutzer:innen. Innerhalb einer Organisation in der Lernplattform kann daher immer nur eine dieser Integrationen gleichzeitig aktiv sein.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, stellen Sie sicher, dass:

die Personio-Integration für Ihre Organisation in der Lernplattform aktiviert ist
(zu finden in der Verwaltungsseite unter „Integrationen“).
Sie über Admin-Rechte in LMS+ verfügen,
ein Personio-Admin zur Erstellung der API-Zugangsdaten verfügbar ist,
alle Mitarbeitenden in Personio eine eindeutige E-Mail-Adresse haben (zwingend erforderlich),
Ihre Organisation über einen Personio-Tarif verfügt, der die Erstellung benutzerdefinierter API-Integrationen unterstützt.

So verbinden Sie Personio mit der LMS+ Lernplattform

Melden Sie sich in Ihrem lawpilots LMS+ an und navigieren Sie zum Bereich „Verwaltung“.
Wählen Sie den Reiter „Integrationen“ und anschließend „Personio“.

Die Einrichtung besteht aus drei Schritten:

Vorbereitung
Attribute
API-Verbindung

Schritt 1: Vorbereitung (in LMS+)

Gehen Sie zu Verwaltung → Integrationen.
Klicken Sie auf Personio-Konto verbinden.
Lesen Sie den Abschnitt „Über die Integration“.
Bestätigen Sie die folgenden Punkte:
- Ich habe Administratorzugriff und Berechtigungen für Personio oder erhalte Unterstützung von jemandem mit Berechtigungen.
- Alle Lernenden haben eine eindeutige E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf Setup starten.

Hinweis: Wenn die Personio-Karte nicht angezeigt wird, ist diese Integration vermutlich noch nicht für Ihre Organisation in der Lernplattform freigeschaltet.

Schritt 2: Attribute auswählen (in LMS+)

In diesem Schritt legen Sie fest, welche Mitarbeiterdaten aus Personio in LMS+ übernommen werden.

Pflichtattribute

Diese Attribute sind zwingend erforderlich und können nicht abgewählt werden:

Status
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Abteilung

Optionale Attribute

Zusätzlich können Sie folgende Attribute synchronisieren:

Standort
Jobtitel
Mitarbeiter-ID
Beschäftigungsart

Wählen Sie die gewünschten Attribute aus und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Wichtig: LMS+ liest ausschließlich die hier ausgewählten Attribute. Die Integration hat keinen Zugriff auf andere sensible HR-Daten (z. B. Gehalt, Privatadresse, Notfallkontakte).

Schritt 2b (optional): Mitarbeitende von der Synchronisierung ausschließen (in LMS+)

Sie können bestimmte Personen von der Synchronisierung ausschließen (z. B. Praktikant:innen, Externe, Remote-Mitarbeitende), basierend auf einem Attribut.

Wählen Sie Ja, ich möchte Mitarbeitende anhand eines Attributs ausschließen.
Wählen Sie das Attribut aus, nach dem Mitarbeitende ausgeschlossen werden sollen (z. B. Beschäftigungsart).
Tragen Sie den entsprechenden Attributwert aus Personio ein, der ausgeschlossen werden soll. Pro Eingabefeld kann jeweils nur ein Attributwert angegeben werden.
Für weitere Ausschlusskriterien wiederholen Sie Schritt 2 und 3.

Wichtig: Der Ausschluss erfolgt nach einer ODER-Logik.
Trifft ein ausgeschlossener Wert zu, wird die Person nicht synchronisiert.

Schritt 3: API-Verbindung (Personio + LMS+)

In diesem Schritt wechseln Sie zu Personio, um API-Zugangsdaten zu erstellen.

A) Benutzerdefinierte Integration in Personio erstellen (Personio-Admin)

Gehen Sie in Personio zu Einstellungen → Integrationen → API-Zugangsdaten.
Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Integration erstellen.
Vergeben Sie einen Namen (z. B. „lawpilots LMS+“).
Konfigurieren Sie die Zugriffsrechte:
- Mitarbeitende: Lesen (erforderlich)
- Webhooks: Lesen & Schreiben (erforderlich)

Wichtig: Webhooks sind notwendig, um eine Echtzeit-Synchronisierung zu ermöglichen. Ohne Webhooks werden Änderungen nicht automatisch übernommen.

Wählen Sie die Mitarbeiterattribute mit Lesezugriff aus – entsprechend der Auswahl in LMS+
(z. B. Status, Name, E-Mail-Adresse, Abteilung).
Klicken Sie auf Zugangsdaten generieren.
Kopieren und speichern Sie sicher:
- Client ID
- Secret

Hinweis: Das Secret wird nur einmal angezeigt. Speichern Sie es sicher (z. B. in einem Passwortmanager wie 1Password).

B) Zugangsdaten in LMS+ einfügen und testen

Kehren Sie zu LMS+ zurück → Schritt 3 „API-Verbindung“.
Fügen Sie Client ID und Secret in die entsprechenden Felder ein.
Wählen Sie Verbindung testen.
Speichern Sie die Konfiguration und schließen Sie die Einrichtung ab.

Nach dem Speichern startet die erste Synchronisierung automatisch.

Erstsynchronisierung & Synchronisationsverlauf

Nach Abschluss der Einrichtung führt LMS+ die erste Synchronisierung durch:

Berechtigte Mitarbeitende werden als Lernende in LMS+ angelegt oder aktualisiert.
Fehlen erforderliche Daten (Vorname / Nachname / E-Mail), wird die Person nicht synchronisiert.

Den Status können Sie im Synchronisationsverlauf einsehen.

Wo Sie Probleme prüfen können

Navigieren Sie zu:
Verwaltung → Integrationen → Personio → Synchronisationsverlauf

Dort sehen Sie:

Importierte Lernende
Aktualisierte Lernende
Synchronisationsfehler (z. B. fehlende Pflichtdaten)

Laufende Synchronisierung (Echtzeit-Updates)

Nach der Erstsynchronisierung werden Änderungen automatisch über Webhooks synchronisiert:

Neue Mitarbeitende in Personio mit Status 'aktiv' → Lernende werden in LMS+ angelegt (sofern berechtigt)
Änderungen an Name/E-Mail/Abteilung etc. → Lernende werden in LMS+ aktualisiert
Statuswechsel zu „abwesend“ oder „inaktiv“ → Lernende werden archiviert
Statuswechsel zurück zu „aktiv“ → Lernende werden reaktiviert
Entzug der Berechtigung (z. B. durch Änderung bei den Ausschlusskriterien) → Lernende werden je nach Regel archiviert oder reaktiviert

Hinweis: Es gibt keine manuelle „Jetzt synchronisieren“- Funktion. Die Synchronisierung erfolgt automatisch, sobald die Integration eingerichtet ist.

Die Personio-Provisionierung stellt kein SSO bereit.
Über Personio synchronisierte Lernende erhalten eine Einladungs-E-Mail von LMS+, um ein Passwort zu setzen.
Bestehende Lernende mit derselben E-Mail-Adresse werden aktualisiert, nicht dupliziert.

Wichtig: Die Entra ID-Integration und die Personio-Integration können nicht gleichzeitig innerhalb derselben Organisation in der Lernplattform genutzt werden.

Fehlerbehebung

Fehlende Daten (Mitarbeitende werden nicht synchronisiert)

Wenn eine Person im Synchronisationsverlauf unter „Fehlende Daten“ erscheint:

Aktualisieren Sie den Datensatz in Personio und stellen Sie sicher, dass folgende Felder ausgefüllt sind:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
Die Synchronisierung erfolgt automatisch, sobald Personio das nächste Update-Event sendet.

Änderung der E-Mail-Adresse

Wenn sich die E-Mail-Adresse einer Person in Personio ändert:

LMS+ aktualisiert die E-Mail-Adresse des bestehenden Lernenden.
Es wird kein neuer Lernender angelegt.

Integration nicht sichtbar in LMS+

Wenn Sie die Personio-Integration nicht sehen:

Die Funktion ist möglicherweise für Ihre Organisation in der Lernplattform noch nicht aktiviert.
Wenden Sie sich an Ihre:n Ansprechpartner:in im Customer Success oder Account Management Team, um die Aktivierung zu beantragen.

Hilfe benötigt?

Wenn Sie die Integration aktivieren möchten oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne.