Teilnehmende archivieren

Um Teilnehmende aus LMS+ zu entfernen können Sie diese archivieren. Wenn ein Teilnehmender archiviert wird, hat dieser ab dem Zeitpunkt der Archivierung keinen Zugriff mehr auf LMS+ und wird aus allen zugewiesenen Schulungszyklen entfernt.

Das Archivieren von Teilnehmenden ist dafür gedacht, Teilnehmende dauerhaft aus LMS+ zu entfernen. Wenn Sie nur die Stammdaten von Teilnehmenden aktualisieren wollen beachten Sie bitte das Kapitel Teilnehmende aktualisieren. 

Es empfiehlt sich Teilnehmende nur dann in LMS+ zu archivieren, wenn die Zuweisung der Trainings für den Teilnehmenden nicht mehr benötigt wird.

Nach einer Archivierung finden Sie den Teilnehmer unter dem Tab Archivieren. Sollten Sie einen Teilnehmenden wiederherstellen wollen, beachten Sie bitte das Kapitel Teilnehmende wiederherstellen. 

Hinweis: Mit einer Wiederherstellung werden keine vorherigen Zuweisungen zu Schulungszyklen wieder hergestellt. Reaktivierte Teilnehmende müssen den Schulungszyklen neu zugewiesen werden.

Sie können einzelne Teilnehmende oder mehrere Teilnehmende auf einmal archivieren.

Einzelne Teilnehmende archivieren

Suchen Sie den gewünschten Teilnehmenden in der Liste der Teilnehmenden und klicken rechts hinter dem Teilnehmenden auf das Drei-Punkte-Menü Aktionen . Wählen Sie im Dropdown Archivieren aus.

Bitte beachten Sie die weiteren Informationen unter Archivierung bestätigen und prüfen Sie insbesondere den zu archivierenden Teilnehmenden. Klicken Sie die Checkbox um die Schaltfläche Archivieren zu aktivieren.

Hinweis: 'einmal entfernte Lernende' bezeichnet hier dauerhaft gelöschte Teilnehmende - archivierte Teilnehmende können jederzeit reaktiviert werden!

Nachdem der Teilnehmenden archiviert wurden, wird dieser aus der Liste Alle Teilnehmende entfernt und Sie finden den Teilnehmenden unter dem Reiter Archivieren wieder.

Mehrere Teilnehmende archivieren

Suchen und markieren Sie alle gewünschten Teilnehmenden in der Liste der Teilnehmenden indem Sie auf das jeweilige Auswahlkästchen auf der linken Seite klicken. Zur besseren Auswahl stehen Ihnen hier Sortier- und Filterfunktionen zur Verfügung

Markierte Teilnehmenden werden farblich hinterlegt und zusätzlich finden Sie die Gesamtzahl der markierten Einträge oberhalb der Liste der Teilnehmenden. Die Auswahl der Teilnehmenden fügt zu dieser Auswahl weitere Teilnehmende hinzu, wenn Sie weitere Einträge markieren. Eine andere Listenansicht wird nicht die bereits ausgewählten Teilnehmenden entfernen.

Um die ausgewählten Teilnehmenden zu archivieren, wählen Sie nun oben im Menü Aktionen Archivieren aus. 

Bitte beachten Sie die weiteren Informationen unter Archivierung bestätigen und prüfen Sie insbesondere die zu archivierenden Teilnehmenden. Klicken Sie die Checkbox um die Schaltfläche Archivieren zu aktivieren.

Hinweis: 'einmal entfernte Lernende' bezeichnet hier dauerhaft gelöschte Teilnehmende - archivierte Teilnehmende können jederzeit reaktiviert werden!

Nachdem der Teilnehmenden archiviert wurden, wird dieser aus der Liste Alle Teilnehmende entfernt und Sie finden den Teilnehmenden unter dem Reiter Archivieren wieder.

Unsere Best Practise Empfehlung für die Archivierung größerer Mengen Teilnehmender, die nicht durch bestehende Einträge gesammelt zu finden sind:

Zu archivierende Teilnehmende mittels CSV-Synchronisation vorab 'markieren'

Schritt 1

Hier gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Zweckentfremden eines bestehenden Stammdatenfeldes: Nutzt Ihre Organisation bei den Teilnehmenden nicht alle Stammdatenfelder aktiv, kann eines der bisher leeren Felder (z.B. location oder position) verwendet werden, um dort in Ihrer CSV-Datei einen eindeutigen Marker (z.B. Archivierung)  zu hinterlegen.  

Tragen Sie diesen Marker bei allen zu archivierenden Personen in die gewählte Spalte ein und speichern Ihre CSV-Datei. Im Anschluss laden Sie diese im LMS+ hoch - das zuvor leere Feld wird mit dem Marker gefüllt.

2. Nutzt Ihre Organisation alle Stammdatenfelder, können Sie einen zusätzlichen Bereich anlegen. Bereiche dienen als erweiterter Filter und können jederzeit beliebig erstellt, angepasst oder wieder gelöscht werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Artikel Organisationsbereiche in LMS+ erstellen und verwalten

Bereich anlegen: Gehen Sie im LMS+ unter „Verwaltung“ auf den Reiter „Bereiche“ und erstellen Sie einen neuen Bereich mit einer eindeutigen Bezeichnung (z. B. Ausgeschieden oder Archivieren). Bereiche dienen als erweiterter Filter und können jederzeit beliebig erstellt, angepasst oder wieder gelöscht werden.

CSV-Datei anpassen: Fügen Sie Ihrer CSV-Datei ganz hinten eine neue Spalte namens units hinzu. (Die Spaltenstruktur lautet dann: firstname, lastname, email, department, location, position, employeeID, units)

Eintrag vornehmen & hochladen: Tragen Sie in der Spalte units bei allen zu archivierenden Teilnehmenden exakt den Namen des zuvor erstellten Bereichs ein (z. B. Archivieren). Laden Sie die Datei anschließend im LMS+ hoch.

Alle Personen mit diesem Eintrag werden nun automatisch dem neuen Bereich zugeordnet. Dies sehen Sie auch in der Teilnehmendenübersicht in der Spalte „Bereiche“.

Sind alle zu archivierenden Teilnehmenden in der Teilnehmendenliste markiert, folgt 

Schritt 2

Filter nutzen und Massenarchivierung durchführen
 

• Filter aktivieren: Aktivieren Sie in der Teilnehmendenübersicht oben rechts über die Schaltfläche die Filterfunktion

Je nach Schritt 1 nun

• Genutztes Stammdatenfeld auswählen: Im Dropdown.Menü dieser Spalte nun Ihren gesetzten Marker (im Beispiel 'Archivierung') durch Anklicken auswählen.

oder

• Bereich auswählen: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Bereiche“ Ihren erstellten Bereich (z. B. Archivieren) aus. Es werden Ihnen nun genau die markierten Personen angezeigt.

Dann

• Alle Personen auswählen: Setzen Sie das Häkchen zur Auswahl. Achten Sie bei größeren Listen darauf, auf den blauen Text „Alle XX Teilnehmenden auswählen“ zu klicken, damit wirklich alle Treffer markiert sind.
• Archivieren: Klicken Sie oben auf „Aktionen“ und wählen Sie im Menü „Archivieren“.

Alle so markierten Teilnehmenden werden dadurch umgehend in den Reiter „Archivieren“ verschoben.